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Titre du poste :

Adjoint(e) administrative - secrétaire

Statut de l'emploi :

Temporaire - permanent

Date de fermeture :

2021-08-31

Salaire offert :

Date prévue d'entrée en fonction :

2021-02-25

Description du poste :

Sommaire des fonctions
L’adjoint(e) administratif(ive) effectue des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels avec qui il¬elle travaille en collaboration.

Tâches et responsabilités exercées :
• Accueillir les visiteurs (externes ou internes) et les diriger ainsi que répondre au téléphone en transmettant les appels ;
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courriel ;
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau (processus, classement et autres);
• Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de l’entreprise;
• Organiser, s'il y a lieu, des conférences
• Préparer, saisir à l'ordinateur et réviser de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne;
• Toutes autres tâches connexes.

Salaire offert : Variable selon l’expérience du candidat(e) et le client, entre 14,00 $ à 25,00 $ de l’heure. Il est pertinent de mentionner que les normes du travail exigent qu’un employé ayant recours à une agence de placement ait la même échelle salariale qu’un employé faisant le même poste dans l’entreprise où il est affecté.

Exigences et conditions de travail :
Compétences requises
• Approche client développée
• Professionnalisme et souci du détail
• Sens de la confidentialité
• Capacité à gérer plusieurs dossiers/projets simultanément de façon autonome
• Efficacité, motivation et créativité
• Esprit collaborateur, travail en équipe
• Possède de l’entregent, bon communicateur

Habituellement du lundi au vendredi à raison de 35 heures à 40 heures par semaine, durant les heures normales de bureau. Certains clients peuvent exiger des heures de soir et de fin de semaine selon les heures d’ouverture du commerce ou de l’entreprise.
Années d'expérience reliées à l'emploi :
Expérience dans des fonctions connexes.

Années d'expérience reliées à l'emploi :

Exigences et conditions de travail :

Lieu :

Gatineau
Ottawa

Principales fonctions :

Réceptionniste - téléphoniste

Langue demandée :

Bilingue
Français écrit
Français parlé

Connaissances informatiques :

Microsoft Office (Bon)

Niveau d'étude :

DES
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