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Titre du poste :

adjoint(e) administratif(ve)

Statut de l'emploi :

Tems partiel

Date de fermeture :

Salaire offert :

Date prévue d'entrée en fonction :

Description du poste :

Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) capable d'effectuer diverses tâches administratives comme soutien à nos clients qui sont des associations à but non lucratif.
Il s'agit d'un poste à temps partiel. Si vous êtes intéressé et que vous rencontrez les exigences, nous sommes flexibles à déterminer une entente qui vous convient.
Le travail peut être accompli à partir de la maison, mais majoritairement au bureau. Entre 20-30 heures par semaine. Horaire flexible, mais doit être pendant les heures normales de bureau. Cependant, il peut arriver de travailler le soir ou le week-end en fonction des demandes des clients.
Responsabilités
• Tenir à jour les listes de contacts et de distribution, la gestion et la conception de bases de données, y compris le traitement de la préparation des listes de diffusion, les dons et les reçus fiscaux.
• Mettre à jour les listes de contacts sur la base de données de l’entreprise et celles de nos clients.
• Fournir un soutien administratif pour assurer le fonctionnement efficace de l'organisation.
• Organiser et programmer des réunions et/ou des rendez-vous.
• Effectuer le classement électronique.
• Ramasser et ouvrir le courrier.
• Préparer les dépôts de chèques et les déposer à la banque.
• Soutenir la planification de toutes les réunions, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des actions à entreprendre.
• Gérer la saisie des données (une formation à la plate-forme sera fournie), la gestion des rapports, les feuilles de calcul, la tenue des dossiers.
• Produire des rapports et des présentations selon les besoins.
• Assurer la liaison avec le directeur général et la gestionnaire administrative pour travailler au sein de l'équipe en fournissant un soutien au besoin.
• Gérer la saisie des données (une formation sur la plate-forme sera fournie), la gestion des rapports, les feuilles de calcul, la tenue de registres.
• Produire des rapports et des présentations au besoin.
• Autres tâches connexes.
Atouts
• Expérience en administration d’associations à but non lucratif.
• Expérience en conception graphique.
• Expérience en marketing.
• Système d’exploitation Apple/Mac.
• Outils informatiques tels que : Slack, Trello, Asana, applications Google, Facebook, LinkedIn.
Profil recherché
• Bilingue en français et anglais (compris, écrit et parlé).
• Vous êtes capable de jongler avec les priorités dans un environnement de bureau très actif et en constante évolution, d'équilibrer plusieurs projets à la fois et de respecter des délais stricts.
• Vous avez d'excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite et faites preuve de beaucoup de jugement, de tact, de diplomatie, de confidentialité et de discrétion dans tous les aspects de votre rôle.
• Vous anticipez les besoins et recherchez activement des solutions de manière proactive.
• Extrêmement organisé(e), vous êtes capable de hiérarchiser une liste de tâches changeante.
• Vous avez un excellent sens du détail.
• Vous êtes digne de confiance et fiable. Autonome et motivé(e).
• Capacité à travailler en équipe.
• Vous avez soif d’apprendre.
• Vous êtes ouvert(e) aux critiques constructives de manière positive dans le but de vous améliorer.
• Maîtrise des outils informatiques (notamment Mac, Word, Excel et MS Office, Google).

Salaire 17 $ à 25 $/h selon l'expérience
Avantages : Horaires flexibles et stationnement sur place
20 à 30 heures/semaines. Possibilité de temps plein au courant de l'année.
Du lundi au vendredi (entre 8 h et 17 h), parfois de soir ou fin de semaine, dépends du besoin des clients.

Années d'expérience reliées à l'emploi :

Exigences et conditions de travail :

Lieu :

Principales fonctions :

Langue demandée :

Connaissances informatiques :

Niveau d'étude :

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